Resumen

La administración se define como planificación, ordenación, dirección y control. Es una ciencia relativamente nueva; sin embargo, se ejerce en el mundo desde tiempos inmemoriales (hay ejemplos bíblicos) y es probable que la gestión de administrar organizadamente sea una necesidad de los tiempos, una consecuencia de la globalización, y para algunos, un mal menor del ejercicio de la jefatura moderna.

Un jefe no necesariamente es un administrador, ni menos, un buen administrador. La mayoría de las jefaturas médicas hoy día, bien administradas, tienen un asesor económico y un jefe de asuntos médicos. La jefatura diaria se divide, se delega, y se comparte, y en la mayoría de las jefaturas ordenadas no hay necesidad de resolver “asuntos de última hora” diarios, de tal modo que la labor de administración pueda realmente planificar adecuadamente a corto y a largo plazo realizando una labor "preventiva" en torno a lo que se avecina.

En este curso se analizarán los distintos procesos de un sistema de administración. Los conceptos se aplican a la administración de todas las organizaciones en general, orientados más a las gerencias clínicas y con énfasis en la organización radiológica. El objetivo es introducir un tema necesario de conocer, y entregar armas prácticas para entender cómo se debe realizar una adecuada planificación, ordenamiento, ejecución y control; cómo negociar adecuadamente; y algunos conceptos del tema ético y médico legal.

También se hará una introducción a lo que conocemos como un servicio de radiología moderno, con sus distintos procesos, necesidades y requerimientos, y modelos de rendimiento aceptable de eficiencia en distintos ámbitos, como el de hospital privado, publico, y universitario, que son al menos tres ambientes diferentes.

Tal vez lo primero que es necesario aclarar, para poder administrar, es el objetivo o "misión" del recinto sujeto a organización. Por ejemplo, en este hospital, que es universitario, hay una misión cuya definición es la siguiente: “nuestra misión es la docencia, investigación y extensión”. Lo que hacemos es atender pacientes, diagnosticar y tratarlos oportunamente es el medio mediante el cual cumplimos nuestra misión. En ese sentido, al planificar en este medio se debe considerar siempre que las labores docentes consumen un tiempo más largo que lo meramente asistencial, situación que no se puede perder de vista aún cuando existan presiones externas de cualquier tipo. Por otro lado, los pacientes deben conocer esta situación; no infrecuentemente el paciente puede ser examinado una y otra vez por distintas personas. Toda la planificación en este servicio gira en torno al ámbito docente, por lo que se debe establecer tiempo para reuniones, estudio, y tutorías guiadas. El desafío, entonces, es de administrar en forma eficiente y no perder de vista el objetivo principal en un centro docente. Los límites se sobrepasan constantemente, pero lo importante es mantener el "norte" enfocado, para un buen resultado.

Una vez definido el objetivo, se administra. Pero, en ese contexto, ¿qué es administrar? Administrar es el conjunto de actividades hechas para llevar a la organización a su objetivo. En el caso del hospital clínico universitario, el objetivo o la misión es la docencia, investigación y extensión y el medio es la atención clínica de enfermos. Nosotros no estamos aquí para atender pacientes; estamos aprendiendo y enseñando y el paciente y su resultado es el medio que ocupamos para eso. En el sistema de salud pública la misión es cumplir con los planes y programas entregados por el Estado en la forma más eficiente de acuerdo a los recursos. En el sistema de salud privada la meta es la rentabilidad, y el medio es la entrega de salud.

De los cuatro procesos involucrados en administración (planificación, organización, dirección y control), en términos generales, es más frecuente que las jefaturas médicas tiendan a cumplir el de dirección solamente. De los dos primeros hay ideas vagas que se desarrollan parcialmente, y en general el error más frecuente es la falta de control que es la revisión del cumplimiento de los procesos. Es muy típico de las jefaturas médicas dan una orden sin revisar el proceso necesario para que se cumpla, sin delegar adecuadamente esa responsabilidad y, por último, sin controlar si se esté llevando a cabo; recién en el siguiente reclamo la jefatura se entera de que, dada la dinámica del servicio, esa orden no se puede cumplir. En el pensamiento de la jefatura se cree que basta una orden para que se cumpla, pero los responsables o no han sido informados o deciden no cumplir porque conocen de la falta de control o bien saben que no va a ser posible. El control es una pieza clave en el diseño de una administración adecuada. Esto, lejos de implicar una acción punitiva, es un tema de evaluación, retroalimentación positiva o negativa, y mejoramiento de los sistema, cuando es necesario.

Por otra parte las organizaciones están conformadas por personas. Si las administraciones son deficientes (falta de definición de roles, mala distribución del recurso, poco control, etc.), las personas tienden a maximizar sus objetivos personales que no necesariamente coinciden con los objetivos de la organización. Un médico en formación se administra de acuerdo a lo que él opina que es más provechoso y tiende a buscar los mecanismos más fáciles para ello. Si el objeto del becado es aprender, tiende naturalmente a aprender de la manera más fácil, y con el menor trabajo posible. Si ésto no se planifica adecuadamente, va a pasar que el objetivo personal del becado sea más importante que el de la organización. Esto es un poco confuso porque la meta debería ser la misma pero no es así. La organización tiene la misma meta docente que se cumple maximizando lo más posible la meta asistencial, tiene que sobrevivir con un recurso siempre escaso. El becado quiere aprender pero no quiere verse excedido en lo que él considera suficiente para su aprendizaje. No comprende que el objetivo o la misión de la organización se cumple en la medida que el medio para cumplirla se pueda realizar con la colaboración de las mismas personas. Esto hay que recalcarlo y definirlo claramente.

Definiciones:

• Planificar: ideas a concretar. Se cuenta con el objetivo y los recursos.
• Organizar: toma de recursos que se ponen al servicio de los objetivos.
• Dirigir: es el proceso de avance.
• Controlar: evaluar el plan realizado. Medidas correctivas.
• Costos: sacrificio de recursos.
• Eficiencia: administrar con el menor recurso posible.
• Eficacia: cumplir una meta sin consideración al costo.