Comunicaciones breves
← vista completaPublicado el 6 de diciembre de 2022 | http://doi.org/10.5867/medwave.2022.11.2618
Experiencia en la implementación de un sistema informático para la gestión de camas hospitalarias
Implementation experience of an informatic system for the management of hospital beds
Resumen
La gestión de camas al interior de los centros asistenciales es fundamental para la atención de las necesidades de salud de la población. Actualmente, en Chile se cuenta con escasas herramientas informáticas que agilicen las funciones que realizan las unidades de gestión de camas de los centros asistenciales. El objetivo del presente artículo es describir la implementación de un sistema informático de gestión de camas en tres hospitales de mediana (Modular en La Serena) y alta complejidad (San José del Carmen en Copiapó y San Juan de Dios en La Serena) de la red pública de salud de Chile. El proceso utilizó el de diseminación e implementación, lo que permitió contar con un flujo coherente de gestión de camas, a saber: solicitud, asignación de cama, traslado, hospitalización y egreso de paciente. Asimismo, se identificaron los actores relevantes y las variables mínimas para el adecuado proceso. La implementación del sistema se llevó a cabo en etapas de validación y configuración de la plataforma en cada centro asistencial, capacitaciones a los usuarios y acompañamiento de la puesta en marcha. A la fecha, los tres hospitales cuentan operativamente con el sistema informático de gestión de camas hospitalarias, no reportando dificultades en su uso. El próximo desafío es efectuar una evaluación integral del impacto de la plataforma, utilizando los indicadores acordados con los equipos clínicos/administrativos de los centros de salud.
Ideas clave
- El proceso de gestión de camas hospitalarias es relevante para la adecuada administración de los recursos y entrega de mejores cuidados a los pacientes en los centros asistenciales.
- La implementación de un sistema informático de gestión de camas debe integrar las perspectivas de los actores involucrados, tanto clínicos como administrativos.
- La implementación de un sistema informático de gestión de camas es una alternativa para resolver algunos problemas en la administración hospitalaria y facilitar la atención a los pacientes.
Introducción
Las actuales necesidades sanitarias a nivel mundial han generado que los Estados e instituciones se adapten a las nuevas formas de atención en salud. Estas dinámicas, cada vez más complejas, producen una serie de desafíos para el adecuado uso de recursos, particularmente en los países de bajos y medianos ingresos [1]. Para afrontar estos nuevos requerimientos, los sistemas sanitarios han adoptado una serie de acciones para favorecer la toma de decisiones en el ámbito de salud. Una de ellas es disponer de sistemas que permitan establecer un análisis permanente de los recursos que sustenta el sistema de salud y en aquellos procesos que resultan sensibles para su gestión [2].
El papel que ocupan los sistemas informáticos en salud es de alta relevancia ya que permiten captar información útil para la toma de decisiones, la trazabilidad clínica de las personas atendidas, el mejoramiento de los cuidados, la eficiencia de los recursos y la gestión global de los centros asistenciales [3]. Por el contrario, la evidencia sostiene que los centros con escaso desarrollo de sistemas informáticos presentan mayores errores en la toma de decisiones, atención clínica retrasada y, en algunos casos, muerte de pacientes [4]. Otro fenómeno relevante es el impacto en la atención en unidades de emergencias. Un estudio señaló la imposibilidad de detectar tareas incompletas en el ingreso, traslado y alta de los pacientes debido a falta de sistemas informáticos [5].
En Chile, el sistema sanitario público ha adoptado distintas estrategias para remediar la falta de plataformas tecnológicas [6]. No obstante, el desarrollo e implementación de sistemas de información ha sido disímil en los servicios de salud. Tal como señalan Lobos y Olivares, la red de salud carece de sistemas de información y los datos obtenidos son de baja calidad [7]. Sumado a la falta de integración con otras plataformas tecnológicas, se produce el fenómeno de baja adherencia a los registros de información de salud por parte de los equipos clínicos [8].
Uno de los procesos clave en la administración del sistema público de salud, es lo referido a la gestión de camas hospitalarias. En Chile, según los datos del Departamento de Estadísticas e Información en Salud (DEIS), para el año 2021 el sistema público sanitario contó con 26 595 camas, distribuidas en hospitales de baja, mediana y alta complejidad [9]. En el contexto internacional, Chile es uno de los países de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) con menor cantidad de camas hospitalarias por cada mil habitantes (dos por cada mil habitantes) [10]. En particular, resulta crítica la situación de las regiones de Atacama y Coquimbo con 1,74 y 1,75 camas por cada mil habitantes respectivamente [9].
A propósito de la escasez de camas hospitalarias y la necesidad de contar con sistemas informáticos que permitan una mejor gestión de este recurso, el objetivo del presente manuscrito es describir la implementación de un sistema informático de gestión de camas en tres hospitales de mediana y alta complejidad de la red pública de salud de Chile.
Desarrollo
La gestión de camas hospitalarias es un proceso relevante para el sistema de salud de Chile. Debido a la importancia de gestionar de manera óptima, el Ministerio de Salud (MINSAL) creó la unidad de gestión centralizada de camas (UGCC) en los servicios de salud del país [11]. Actualmente, dicha unidad se encarga de “gestionar las camas hospitalarias dentro de la red público-privada de salud en todo el país” [11].
La unidad de gestión centralizada de camas trabaja con una plataforma informática nacional, en la cual las unidades locales informan de la situación de cada centro asistencial con énfasis en las camas críticas disponibles y ocupadas, días de estadía y diagnóstico de los pacientes [11]. No obstante, el sistema no permite conocer a tiempo real los flujos de ingresos y egresos de pacientes con el propósito de mejorar la gestión de camas hospitalarias.
Una alternativa para mejorar el proceso de gestión de camas
El sistema de información para la gestión de camas hospitalarias (SIGICAM) se desarrolló en la Universidad de Valparaíso con el apoyo del Fondo de Fomento al Desarrollo Científico y Tecnológico (FONDEF ID16i20449). La plataforma contó con la reflexión primaria del grupo de investigación del Laboratorio de Investigación, Desarrollo e Innovación (LABITEC), cuya orientación fue crear un sistema informático que permitiera disminuir los tiempos de espera, particularmente en las unidades de emergencias, con el uso de administración sistemática durante todo el proceso de gestión de camas; y pudiera entregar información clave para la toma de decisiones por parte de las autoridades sanitarias.
Para el desarrollo e implementación del sistema de información para la gestión de camas hospitalarias se utilizó el Framework implementación y diseminación (I&D), basado en la ciencia de la diseminación para intervenciones clínicas [12,13]. La ciencia de la implementación y la diseminación es un marco de conocimiento interdisciplinar que busca comprender los procesos y variables involucradas en el uso de evidencia científica, para diseñar e implementar políticas, programas, e intervenciones en servicios de salud y otros contextos.
El Framework implementación y diseminación define la composición de un panel compuesto por los distintos agentes (profesionales de tecnología e información, administrativos, directivos y clínicos) con el propósito de identificar las prioridades clínicas que podrían ser abordadas por un sistema informático [12,13]. Luego, el equipo de diseño y desarrollo convierte las prioridades clínicas en estrategias de implementación, para finalmente los agentes de difusión acompañen el proceso de implementación del sistema en los centros de atención de salud. De esta manera, la implementación de sistemas informáticos es eficiente y efectiva, ya que cuenta con la retroalimentación y percepción de los equipos clínicos y administrativos.
Proceso de desarrollo del sistema
El proceso de desarrollo de la plataforma se abordó mediante el levantamiento de información con el propósito de identificar:
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El flujo de gestión de camas.
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Los actores o profesionales involucrados en los flujos.
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Las variables relevantes de dicho proceso.
Para ello, se efectuaron entrevistas con agentes clave en el ámbito clínico, administrativo y gestión directiva bajo metodologías participativas [14,15]. Las entrevistas abordaron tópicos relacionados con el proceso de gestión y las necesidades a incluir en el nuevo sistema de administración de camas hospitalarias. Respecto a lo último, se incluyeron aspectos asociados al flujo de información entre los distintos profesionales y reportes requeridos por parte del Ministerio de Salud. Con el propósito de efectuar un adecuado proceso de triangulación, se realizó un análisis documental de las normativas nacionales del Ministerio de Salud respecto a la gestión de camas hospitalarias (Tabla 1).
En consecuencia, el equipo investigador desarrolló el sistema de información para la gestión de camas hospitalarias basándose en un flujo coherente de solicitud de cama, asignación, traslado, hospitalización y egreso del paciente (Figura 1).
En específico, el proceso de flujo se definió con los siguiente subprocesos:
Subproceso donde el personal de salud (preferentemente enfermeras) efectúan la solicitud de cama a través del sistema de información para la gestión de camas hospitalarias, utilizando un formulario con datos básicos (sociodemográficos) y específicos relacionados con el estado clínico del paciente. Dada la integración informática entre el sistema de información para la gestión de camas hospitalarias, el Ministerio de Salud y el Registro Civil de Chile, las variables sociodemográficas se autocompletan utilizando el identificador (rol único tributario, Rut) de cada paciente. En promedio, el formulario de solicitud de cama toma dos minutos por cada paciente. Una vez finalizado el subproceso de solicitud, la información se destina a la unidad de gestión de camas para la fase de asignación.
Corresponde al subproceso en el cual los equipos de gestión de camas asignan la mejor opción de cama disponible para el paciente, utilizando los datos clínicos y sociodemográficos provenientes de la solicitud. El tiempo de asignación depende de la cantidad de solicitudes de camas, la rotación de pacientes, la velocidad de egresos hospitalarios en un día, entre otras variables. El proceso informático de asignación de cama demora, en promedio, 30 segundos. Una vez finalizado el proceso de asignación, el equipo solicitador es alertado a través de la plataforma para comenzar con la fase de hospitalización del paciente.
Subproceso correspondiente al momento en que el paciente llega a la unidad clínica donde se asignó una cama. Normalmente es responsabilidad del profesional de enfermería efectuar la acción de hospitalización en el sistema de información para la gestión de camas hospitalarias, cuestión que toma alrededor de 30 segundos. Durante el proceso de hospitalización, este sistema permite identificar la trazabilidad del paciente a través del tiempo de estadía hospitalaria, traslados internos hacia otras unidades de menor o mayor complejidad, el estado de salud de cada paciente mediante la categorización riesgo/dependencia, escala de riesgo de caídas, entre otras mediciones.
Subproceso que involucra el término de la hospitalización del paciente. Se sitúa cuando el médico indica el egreso del paciente según su condición de salud. Es responsabilidad de la enfermera de la unidad clínica ingresar datos administrativos, fecha y hora de egreso y nombre de médico responsable del egreso del paciente. El tiempo promedio del subproceso de egreso corresponde a un minuto.
Las variables incorporadas en el sistema de información para la gestión de camas hospitalarias fueron:
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Sociodemográficas (identificador de paciente, edad, género, país de origen, pertenencia a pueblo originario, nombre social, tipo de previsión y domicilio).
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Clínicas: diagnóstico médico, diagnóstico en la Clasificación Internacional de Enfermedades, 10° edición, (CIE-10), categorización riesgo/dependencia, exámenes, notificación de infecciones asociadas a la atención de salud, entre otras.
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De temporalidad: fecha y hora de la solicitud de cama, asignación, hospitalización, traslados entre unidades y egresos de los pacientes.
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De característica de camas: identificador de cama, complejidad, tipo de cama. Tipo de servicio clínico, tipo de área funcional, entre otras.
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De usuarios: identificador de usuario, tipo de usuario, establecimiento, tipo y fecha de acción realizada.
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De gestión: identificador de hospital, complejidad del centro asistencial, tipo de unidad clínica, tipo de especialidad médica, tipo de derivación, tipo de visita efectuada, edición de datos de pacientes, entre otros.
Con lo anterior, se desarrolló un prototipo inicial que contó con la prueba en ambiente virtual y simulado del proceso de gestión de camas. En esta instancia se armonizaron aspectos informáticos respecto al respaldo de información y a la visualización del usuario.
Proceso de implementación
Posterior al desarrollo de la plataforma y prueba simulada, se validó con los equipos de gestión de camas hospitalarias de tres centros asistenciales de mediana y alta complejidad. Esta etapa es relevante toda vez que permite conocer la opinión de agentes clave respecto a si el sistema elaborado cubre las necesidades de los usuarios [16], por lo que resulta un paso imprescindible dada la magnitud de intervención en los procesos hospitalarios [17]. Para efectos de la revisión del sistema de información para la gestión de camas hospitalarias, 12 funcionarios realizaron la revisión completa del flujo de gestión de camas y las variables relacionadas a través de una pauta de verificación. Se identificaron las fortalezas y oportunidades de mejora del sistema.
Con las oportunidades de mejora, el sistema se ajustó a estos nuevos requerimientos, los cuales se orientaron a la integración con unidades como hospitalización domiciliaria e infecciones asociadas a la atención de salud. La inclusión de estas unidades estableció un marco de variables mayor lo que se tradujo en menor posibilidad de errores en el proceso de asignación de camas.
Posteriormente, se realizó una prueba piloto para la validación en ambiente real en dos centros asistenciales de alta complejidad de la Región de Atacama y Valparaíso, a saber el Hospital San José del Carmen de Copiapó y el Hospital Carlos Van Buren. La validación ejecutada en el Hospital San José del Carmen de Copiapó se efectuó en los servicios de adultos, pediatría y gineco-obstetricia, durante noviembre de 2018, con la participación de 311 funcionarios. En el Hospital Carlos Van Buren, el proceso de prueba en ambiente real se ejecutó durante octubre de 2019 y contó con la participación de 329 funcionarios de unidades clínicas (neonatología, pediatría y adultos) y administrativas. Es importante mencionar que en ambos centros asistenciales se requirió la integración con otros sistemas informáticos relacionados a la administración de recursos y sistema de monitorización de fichas clínicas.
Una vez obtenido un sistema estable, el proceso de masificación se efectuó en convenio con los Hospitales San José del Carmen de Copiapó, Modular de La Serena y Hospital San Juan de Dios de La Serena (Tabla 2). Este proceso se llevó a cabo con los equipos referentes de cada centro asistencial a través de las siguientes fases:
Se realizó con la presentación de la plataforma a las unidades clínicas relacionadas con la gestión de camas de cada hospital. Se establecieron las adecuaciones del sistema respecto a los usuarios y responsabilidades durante el proceso de gestión de camas.
El equipo informático del sistema de información para la gestión de camas hospitalarias realizó la instalación de la plataforma de gestión de camas en los servidores de cada centro asistencial con el propósito de utilizar los estándares de seguridad de la red informática del Ministerio de Salud. Esta fase incluyó la creación de credenciales cada usuario del sistema.
Consistió en el proceso de enseñanza y entrenamiento del personal clínico/administrativo para el adecuado uso de la plataforma. El entrenamiento fue personal, teórico-práctico y presencial en las unidades de los funcionarios, en turnos diurnos y nocturnos.
Al finalizar el proceso de capacitación, junto a los equipos referentes, se estableció una fecha de puesta en marcha de la plataforma. Para ello, se consideró el nivel de adopción del sistema durante el entrenamiento y día en el cual no hubo una alta demanda de camas hospitalarias. Una vez llevado a cabo la puesta en marcha, el equipo capacitador del sistema de información para la gestión de camas hospitalarias mantuvo la presencia en los centros asistenciales con el propósito de acompañar en la adopción de uso del sistema, resolver dudas, re-capacitar a los funcionarios o capacitar a aquellos que se ausentaron durante el proceso de entrenamiento, crear credenciales a quienes no tuvieron acceso y levantar nuevos requerimientos o ajustes a la plataforma.
El proceso de adopción y usabilidad del sistema fue reportado como positivo por parte de los equipos de gestión de camas de los tres hospitales. Esta evaluación cualitativa se constató, también, durante el proceso de acompañamiento efectuado por los equipos de capacitación del sistema de información para la gestión de camas hospitalarias. Las visitas de acompañamiento fueron disminuyendo en la medida que no se reportaron problemas de usabilidad, integración o errores del sistema. Una vez finalizado el proceso de acompañamiento, se efectuó una reunión con el equipo referente de cada centro asistencial con el propósito de establecer los mecanismos de comunicación en caso de errores del sistema o nuevos requerimientos para la expansión de la plataforma. Finalmente, se co-construyó junto a los equipos referentes, un marco de evaluación integral del sistema de información para la gestión de camas hospitalarias con el fin de medir sus impactos en distintas dimensiones (Tabla 3).
Consideraciones finales
El proceso de implementación del sistema informático de gestión de camas fue exitoso en los tres centros asistenciales. El framework implementación y diseminación permitió profundizar y asegurar una adecuada implementación, reconociendo a los actores clave y enfatizando en el acompañamiento de los equipos clínicos y administrativos en el uso de la plataforma. En ese sentido, el sistema de información para la gestión de camas hospitalarias, como herramienta co-construida con los equipos de cada hospital, es un sistema activo y representativo del dinamismo hospitalario.
Entre los desafíos del sistema de información para la gestión de camas hospitalarias se encuentran evaluar de manera integral la plataforma y masificar el uso de la plataforma en otros centros asistenciales. En relación con el último punto, las expectativas se encuentran en involucrar a más centros hospitalarios, cuestión que podría generar un macrosistema de gestión de camas en la red asistencial pública. Esto podría tener efectos positivos en la toma de decisiones a mayor nivel en el sistema público de salud, permitiendo establecer estrategias de administración de la red asistencial con mayor eficiencia.
Conclusión
En síntesis, esta experiencia de colaboración entre instituciones públicas demuestra una exitosa intervención de implementación de un sistema informático, replicable en otros centros asistenciales con el propósito de fortalecer la salud pública del país.